Poder llevar a cabo un evento de interés nacional o internacional es siempre una de las emociones y de las alegrías más importantes que se puede llevar una persona en su vida. Se trata de plasmar sobre la realidad algo por lo que llevas meses o años luchando y que, en pocos días pasará a la historia, sin embargo, como organizador, siempre buscas que tu edición sea la mejor, la más impresionante y, por supuesto, la que más se recuerde en el futuro. En nuestro país, por suerte, tenemos a grandes equipos organizativos que sacan adelante proyectos de un nivel incalculable y con los que dejan a España en una de las posiciones más notables del panorama de eventos mundial. Un arduo trabajo que sin un equipo competente que coordine toda la logística necesaria para llevarlos a cabo sería imposible sacarlos adelante con las garantías que estamos acostumbrados a hacerlo. Es por ello por lo que a lo largo de esta publicación os queremos mostrar algunos de los elementos que hacen posible que España esté a la cabeza en materia organizativa de eventos y cuales son los puntos diferenciadores con respecto al resto.
Llevar a buen puerto un evento a gran escala como una vuelta ciclista o un rallye, supone que hay que movilizar cada día de competición a cientos de personas para que toda la seguridad y la logística esté en el sitio correcto a la hora acordada. Esta no es una tarea fácil y es que requiere de horas de trabajo previo que, en muchas ocasiones, nunca se llega a ver y ni siquiera a valorar. De hecho, son muchas las personas que acuden a ver este tipo de eventos y que, si se encuentran algo mal, no dudan en quejarse, sin importarles los cientos de horas que muchas personas se han pasado para diseñar un cuadro en el que todo esté correcto.
Hace falta un gran equipo humano y también un equipo técnico inmenso para que todo salga a la perfección y, de lograrlo, tendremos como resultado el éxito, de una forma prácticamente segura. Este es el caso del Rallye de Ourense, un evento deportivo de motor, de los más importantes de España a nivel estatal y que cada año logra multiplicar por diez la ayuda pública que recibe, según el estudio de un grupo de investigación de la Universidad de Vigo, quien concluye que la prueba genera un impacto económico tangible directo de un millón de euros en la provincia.
Sin embargo, reunir a tanta gente para poder organizar un evento a gran escala lleva un buen número de problemas asociados, entre los que destacan que, llegado el día, falte gente, dado que se trata de voluntarios y no de personal contratado. Con el fin de mantener contenta a la gente y que siga en el evento, cada vez son más los organizadores que recurren a Paellas gigantes Rossini, una de las compañías más especializadas en llevar a cabo comidas de gran tamaño para un buen número de comensales. Un hecho con el que todos los organizadores dan por resuelto uno de los problemas menores que tienen, pero que, de no hacerlo, se podrían llegar a encontrar solos ante el evento.
En casos realmente complejos, como puede ser el de una vuelta ciclista, la organización no ha de estar comandada por una sola persona, sino que la cabeza tiene que tener al menos tres personas diferentes, con el fin único de poder abarcar todos los frentes logísticos que se vayan abriendo y así dar pronta solución a cada uno de ellos. Por ello, además, la distribución de tareas ha de estar claramente definida, de tal forma que sea cada uno de los responsables el que se ocupe de cada tema en concreto y no se ande pasando el problema de una mano a otra.
La organización, la mejor solución para todos los problemas
Si todos los integrantes del staff organizativo conocen sus funcione y a lo que se han de dedicar durante las jornadas previas de trabajo, todo el flujo de progresos fluirá de forma constante y es que de una buena organización depende que un proyecto salga adelante de la forma correcta. De lo contrario, podrían llegar a darse casos en los que dos personas se estén encargando del mismo tema o que incluso haya dos negociaciones paralelas para conseguir el mismo bien final, algo que es impensable y que bajo ningún concepto se debe hacer.
