Una oficina virtual es un espacio virtual en el que se desarrollan las mismas actividades que en una oficina física, pero también es el domicilio fiscal y comercial de una empresa que realiza la actividad de manera descentralizada, aunque una parte de sus cometidos no los desempeñen desde esa dirección. Todas las empresas, profesionales y autónomos están obligados a disponer de un domicilio fiscal. Una dirección en la que recibir las notificaciones de Hacienda. Algunos coworking ofrecen este servicio a sus clientes.
A finales de los años 90 y principios de este siglo se pusieron de moda los centros de negocio. Establecimientos que alquilaban salas de reuniones y despachos por horas a profesionales y autónomos. Estos profesionales realizaban su trabajo desde casa; sin embargo, necesitaban ocasionalmente salas para atender a sus clientes o celebrar algún evento.
Estos centros de negocio, además, ofrecían servicios la gestión de determinados asuntos administrativos a sus clientes. Podían, por ejemplo, atender la convocatoria de un proceso de selección de personal. No eran centros de trabajo, como los coworking, sino una especie de foros empresariales que permitían a los emprendedores desarrollar sus negocios.
En los últimos 10 o 15 años, la actividad empresarial se ha vuelto más flexible. Los emprendedores necesitan espacios dinámicos que den respuesta a las necesidades que van surgiendo sobre la marcha. Los coworking, que han demostrado una estupenda adaptabilidad a los cambios del mundo del trabajo, no han dudado en ofrecer su dirección para que los empresarios y profesionales dispongan de un domicilio comercial y/o fiscal acorde con sus expectativas.
Jordi Subirás, por ejemplo, que tiene una empresa de representación de comercio, que le obliga a estar cada día en una dirección distinta, se puso en contacto con Mitre, 126 Workspace, un coworking ubicado en la zona alta de Barcelona, para fijar allí su domicilio comercial. Allí recibe la correspondencia de sus clientes y es el domicilio que pone en sus facturas.
“Fijar allí la dirección comercial es una de las mejores decisiones que he podido tomar”- nos comenta. Aparte de tener toda la correspondencia centralizada, le abre las puertas de muchos clientes, que ven que su empresa está domiciliada en una zona empresarial de prestigio.
Un puente entre la oficina física y el teletrabajo.
Así definió a las oficinas virtuales un artículo que se publicó en El Periódico hace unos años. Durante, y después de la pandemia del COVID-19, muchos emprendedores tuvieron que cerrar sus oficinas por no poder atenderlas. Trasladaron su centro de trabajo a casa, pero necesitaban de una dirección para fijar el domicilio fiscal y comercial. La alternativa de las oficinas virtuales fue una tabla de salvación en una situación complicada.
Soraya Albadalejo, directora comercial de Marketing Manager de Lexington, comenta a El Periódico que después de la pandemia, muchos emprendedores buscan reducir gastos, y para ello recurren a modalidades flexibles que le permita realizar su actividad, cómodamente.
El precio de los alquileres de las oficinas en el centro de las ciudades ha aumentado considerablemente. El alquiler de una oficina en el centro de Barcelona ronda los 1.000 €, para acceder a ella es necesario pagar 4 mensualidades de entrada: el mes entrante, dos meses de fianza y la comisión para la agencia inmobiliaria. En cierto modo, es un gasto que lastra el crecimiento de las empresas, sobre todo en su fase inicial.
Por otro lado, quizás el teletrabajo no se haya arraigado en España tanto como se esperaba, pero sí han cogido fuerza las modalidades de trabajo mixto. Una parte de la semana laboral, los trabajadores teletrabajan en su casa y otra parte lo hacen concentrados en el mismo lugar. La necesidad de disponer de un centro de trabajo físico no es tan acuciante como podía serlo años atrás.
La dirección de una oficina virtual cumple con las necesidades logísticas y administrativas de un domicilio comercial, con un coste entre un 80 y 90% más barato que una oficina física. Algunos encargados de coworkings, que ofrecen este servicio, comentan que los emprendedores prefieren una ubicación de prestigio y un trato profesional amable.
Las oficinas virtuales permiten que los negocios dispongan de una dirección física, aunque su actividad la realicen en uno o varios domicilios particulares o en direcciones itinerantes.
Domicilio Fiscal – Domicilio Social.
Dice la web «Pymes y Autónomos» que el domicilio social es un concepto exclusivo de las empresas. El artículo 9 de la Ley de Sociedades establece que las sociedades de capital deben fijar un domicilio social en el territorio español que coincida con el lugar en el que se efectúa la dirección o administración de la empresa, o con su principal centro de explotación.
El domicilio social debe estar recogido en la escritura pública de constitución de la sociedad y en sus estatutos, y debe inscribirse en el Registro Mercantil. Este domicilio hace referencia a disponer de una localización física en la que cualquier persona o administración pueda localizar a la empresa.
Cambiar el domicilio social implica cambiar los estatutos de la sociedad y debe registrarse ante notario.
El domicilio fiscal no es más que una dirección a la que Administración Tributaria envía las notificaciones. Es obligatoria para cualquier negocio, actividad empresarial y profesional, sea ejercido por una sociedad o por un autónomo.
Este domicilio se puede cambiar las veces que se necesite comunicándoselo a la Agencia Tributaria mediante el formulario Modelo 036. Más aún, Hacienda insta a las empresas y autónomos a que comuniquen en la menor brevedad de tiempo posible el cambio de domicilio fiscal.
El domicilio fiscal suele coincidir con el domicilio comercial, debido a que es la dirección que figura en las facturas que emite el negocio. Esto debe ser así, puesto que de lo contrario, las facturas no desgravan. Esta será la dirección en la que la empresa recibirá la correspondencia.
Existen varias diferencias entre el domicilio fiscal y el domicilio social. La primera es que mientras que el domicilio fiscal atañe a personas físicas y jurídicas, a sociedades empresariales y a autónomos, el domicilio social solo afecta a las sociedades mercantiles (S. A., S. L., Cooperativas, etc.)
Se regulan por dos leyes diferentes. El domicilio social está regulado por la Ley de Sociedades (que pertenece al derecho mercantil). Mientras el domicilio fiscal está recogido en la Ley General Tributaria.
El domicilio fiscal es de ámbito público. Cualquier persona lo puede conocer. El domicilio fiscal es de ámbito privado. Solo atañe a Hacienda y a cualquier cliente o proveedor con el que la empresa efectúe alguna actividad comercial.
Por último, el domicilio fiscal es fácil de cambiar y no atañe a la condición jurídica de la empresa, mientras que el domicilio social es más difícil de trasladar e implica un cambio sustancial en la entidad de la compañía.
La dirección de una oficina virtual se puede consignar como domicilio fiscal, siempre y cuando los propietarios de esa dirección así lo permitan. Por el contrario, una oficina virtual no puede constituirse como domicilio social, ya que podría suponer una estafa.
Servicios de una oficina virtual.
Cuando un coworking o un centro de negocios ofrecen a sus clientes la opción de oficina virtual suele incluir una serie de servicios administrativos, estos son los más habituales:
- Recepción de correspondencia. Al consignar la empresa la dirección del coworking como domicilio fiscal y comercial, recibirán allí toda la correspondencia, tanto del Estado como privada. La recepción del establecimiento la recogerá y la guardará para entregársela al destinatario.
- Paquetería. Igualmente, el coworking será un punto de recepción de paquetes a nombre de la empresa o del negocio. Si así lo acuerdan con el establecimiento, podrán encargarse ellos, también, del envío de paquetes.
- Comunicación. Al consignar la dirección del coworking como dirección comercial del negocio, podrá utilizarse en el envío de e-mails. De hecho, algunos de estos establecimientos se encargan del reenvío de correos electrónicos de sus clientes o alquilan una dirección de correo electrónico de empresa. Al mismo tiempo, tener contratado el servicio de oficina virtual, permite a los empresarios utilizar herramientas de comunicación como el Fax, el escáner o la fotocopiadora.
- Recepción de llamadas. La recepción de los coworking puede funcionar como una centralita telefónica que reciba las llamadas dirigidas a la empresa y luego las derive a un teléfono fijo o móvil particular.
- Salas de reuniones. Algunos coworking ponen a disposición de sus clientes de oficina virtual el alquiler eventual de salas para que puedan realizar reuniones de trabajo o de atención al público. Incluso se pueden encargar de la recepción de visitas para que después sean atendidos por el personal de la empresa.
- Inclusión en el directorio del Coworking. El nombre y logotipo de la empresa que ha contratado la opción de oficina virtual puede figurar en la placa situada a la entrada del establecimiento, dando a entender al público que esa es la dirección de la empresa.
La opción de oficina virtual es una solución que permite a las empresas y profesionales, que trabajen en casa o de manera descentralizada, disponer de una dirección física, aumentando su reputación y agilizando determinadas gestiones administrativas.
