Conocer con precisión la situación económica de una empresa es imprescindible para tomar decisiones acertadas y anticiparse a posibles problemas. La facturación, el beneficio obtenido durante un ejercicio o el dinero disponible en las cuentas bancarias ofrecen información relevante, pero ninguno de estos datos permite por sí solo tener una visión completa del negocio. Para entender realmente cuál es su estado financiero es necesario analizar el conjunto de la información contable, comprobar cómo se han registrado las operaciones y verificar que las cuentas reflejan de forma adecuada la realidad de la organización. En este proceso, las auditorías desempeñan un papel fundamental.
La auditoría de cuentas consiste en una revisión independiente de la información financiera de una empresa. Su objetivo es obtener evidencias suficientes que permitan valorar si las cuentas anuales y otros documentos contables han sido elaborados correctamente y ofrecen una imagen fiable de la situación económica de la entidad. No se trata, por tanto, de limitarse a comprobar que las cifras cuadran, sino de analizar hasta qué punto esas cifras representan la realidad del negocio.
La contabilidad de cualquier empresa acumula a lo largo del año una gran cantidad de información. Facturas emitidas y recibidas, pagos a proveedores, cobros de clientes, salarios, impuestos, préstamos, inversiones, amortizaciones o movimientos bancarios forman parte de un sistema en el que cualquier error puede terminar afectando al resultado final. A medida que la actividad crece, también aumenta la complejidad de esa información y la necesidad de comprobar que todos los procesos se están desarrollando de forma adecuada.
Una revisión que aporta una visión más completa
La auditoría permite analizar esta información desde una perspectiva independiente. El auditor revisa los estados financieros, contrasta documentación y realiza diferentes comprobaciones con el objetivo de determinar si existen incorrecciones que puedan alterar de forma significativa la imagen que ofrecen las cuentas.
Gracias a este trabajo es posible conocer con mayor fiabilidad aspectos esenciales como el patrimonio de la empresa, su nivel de endeudamiento, los resultados obtenidos durante el ejercicio o determinadas obligaciones pendientes. Todo ello contribuye a construir una imagen más precisa de su situación económica y financiera.
Esta información es importante para quienes dirigen el negocio, pero también puede resultar relevante para otras personas o entidades vinculadas a la empresa. Los socios necesitan conocer cómo evoluciona su inversión, las entidades financieras pueden analizar las cuentas antes de conceder financiación y un posible inversor puede utilizarlas para valorar si una compañía representa una oportunidad interesante.
Cuanto mayor sea la calidad de la información disponible, mejores serán las condiciones para tomar decisiones. Una empresa que desconoce su situación económica real puede realizar inversiones que no puede asumir, interpretar de forma incorrecta su rentabilidad o mantener durante demasiado tiempo actividades que están generando pérdidas. Así, la auditoría ayuda a reducir parte de esa incertidumbre porque introduce una revisión profesional sobre la información utilizada para gestionar el negocio.
Detectar errores permite mejorar la gestión
Uno de los aspectos más importantes de una auditoría es su capacidad para detectar incorrecciones en la información financiera. La existencia de un error contable no implica necesariamente que se haya producido una actuación irregular sino que, en muchas ocasiones, puede deberse a fallos administrativos, problemas de clasificación, criterios aplicados de forma incorrecta o documentación que no se ha registrado adecuadamente.
Una factura contabilizada dos veces, un gasto asignado a una partida equivocada o una valoración incorrecta de determinados activos pueden modificar la imagen económica que ofrece una empresa. Si estos errores se acumulan o afectan a cantidades relevantes, las decisiones adoptadas a partir de esos datos pueden ser incorrectas.
Durante la auditoría se revisan diferentes operaciones y se comprueba la documentación que las respalda, tal y como nos explican los auditores de Crowe, quienes nos dicen que este proceso también puede revelar debilidades en los procedimientos internos. Una empresa puede tener correctamente organizadas sus cuentas, pero utilizar sistemas poco eficaces para autorizar pagos, gestionar facturas, controlar existencias o supervisar determinadas operaciones.
Detectar estas situaciones permite introducir mejoras antes de que se conviertan en problemas de mayor importancia. La auditoría adquiere así una utilidad que va más allá de la revisión de las cuentas y puede contribuir a mejorar el funcionamiento general de la organización.
La información obtenida durante este proceso permite identificar áreas que requieren una mayor supervisión, reforzar determinados controles y revisar procedimientos que quizá llevaban años utilizándose sin haber sido analizados en profundidad.
La calidad de la información condiciona las decisiones
Toda empresa toma decisiones a partir de información financiera. La contratación de nuevos trabajadores, la apertura de otra línea de negocio, la compra de maquinaria, la solicitud de financiación o la realización de una inversión dependen, en mayor o menor medida, de conocer los recursos disponibles y las obligaciones existentes.
Cuando la información contable es fiable, resulta más sencillo realizar previsiones y valorar el impacto de cada decisión. También permite comparar diferentes ejercicios, estudiar cómo evolucionan los costes o comprobar si determinadas actividades están generando los resultados esperados.
La auditoría no sustituye el trabajo de los responsables financieros ni garantiza que una empresa vaya a tomar siempre las decisiones correctas. Lo que aporta es un mayor grado de confianza sobre la información utilizada como punto de partida.
Este elemento adquiere todavía más importancia cuando las cuentas dejan de ser una herramienta exclusivamente interna y comienzan a utilizarse en las relaciones con terceros.
Una entidad bancaria que estudia conceder un préstamo necesita valorar la capacidad de devolución de la empresa; un inversor quiere conocer los resultados reales antes de aportar capital, y un proveedor puede necesitar analizar la solvencia de un cliente antes de concederle unas determinadas condiciones de pago. En todos estos casos, disponer de información financiera sometida a revisión puede aumentar la confianza.
La auditoría también refuerza la transparencia
La transparencia económica es especialmente importante cuando una empresa mantiene relaciones con numerosos agentes. Socios, accionistas, administraciones, entidades financieras o posibles inversores pueden necesitar conocer su situación antes de asumir compromisos.
La existencia de una auditoría aporta una revisión independiente sobre las cuentas y contribuye a que la información presentada tenga una mayor credibilidad. Esto puede adquirir especial relevancia en operaciones de financiación, procesos de entrada de nuevos socios o posibles compraventas de empresas.
Si una compañía busca inversión, por ejemplo, no basta con presentar buenas previsiones de crecimiento. Quien estudia aportar capital también necesita conocer cómo se han comportado realmente los ingresos y los gastos, qué deudas existen, qué activos posee la empresa y hasta qué punto la información financiera disponible es fiable.
Algo similar ocurre cuando se negocia financiación bancaria. Las cuentas permiten conocer la evolución del negocio y su capacidad para afrontar nuevas obligaciones. Una revisión independiente puede aportar una garantía adicional sobre la calidad de esa información.
Por este motivo, la auditoría no debe entenderse únicamente como un procedimiento relacionado con el cumplimiento normativo. También es una herramienta que puede facilitar las relaciones económicas de la empresa con terceros y mejorar la confianza en la información que presenta.
Una herramienta útil incluso cuando no existe obligación
La legislación establece determinados supuestos en los que una empresa debe someter sus cuentas a auditoría. Sin embargo, existen también compañías que deciden hacerlo voluntariamente, aunque no estén obligadas.
Esta decisión puede resultar especialmente útil durante etapas de crecimiento. Cuando una empresa aumenta su volumen de negocio, incorpora nuevos trabajadores, amplía el número de proveedores o comienza a operar en nuevos mercados, también aumenta la complejidad de su gestión económica.
Realizar una revisión independiente en ese momento puede ayudar a comprobar si los sistemas y procedimientos utilizados siguen siendo adecuados para la nueva dimensión de la organización. Un método de control que resulta suficiente para una pequeña empresa puede dejar de serlo cuando el volumen de operaciones se multiplica.
La auditoría permite así observar esa evolución con mayor perspectiva y detectar posibles necesidades antes de que generen dificultades. También facilita la comparación entre ejercicios y permite analizar si determinados problemas se han corregido o continúan apareciendo de forma recurrente.
¿Qué empresas están obligadas a pasar auditorías periódicas?
La obligación de auditar las cuentas no afecta por igual a todas las empresas. En España depende principalmente del tamaño de la entidad, aunque la legislación también contempla otros supuestos relacionados con la actividad desarrollada, la financiación obtenida, las ayudas públicas recibidas o determinados contratos con las Administraciones. Esto implica que una sociedad que inicialmente no está obligada a someter sus cuentas a auditoría puede pasar a estarlo más adelante si cambian sus circunstancias económicas o jurídicas.
Uno de los principales criterios se encuentra en la Ley de Sociedades de Capital, que establece determinados límites vinculados al activo, la cifra anual de negocios y el número medio de trabajadores. La norma permite quedar exceptuadas de auditoría a las sociedades que, durante dos ejercicios consecutivos, reúnan al cierre de cada uno de ellos al menos dos de tres condiciones concretas: que el total de las partidas del activo no supere los 2,85 millones de euros, que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 5,7 millones y que el número medio de empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
La aplicación de estos límites requiere observar la evolución de la empresa durante más de un ejercicio. No basta, por tanto, con comprobar si en un año concreto se supera una determinada cifra. Una sociedad puede rebasar uno de los tres límites y continuar exceptuada si sigue cumpliendo los otros dos requisitos. La obligación aparece cuando deja de reunir al menos dos de esas condiciones durante dos ejercicios consecutivos, de modo que el análisis debe realizarse conjuntamente y teniendo en cuenta la continuidad temporal.
También existe una particularidad cuando se trata del primer ejercicio social después de la constitución, transformación o fusión de una sociedad. En estos casos no es necesario esperar dos ejercicios completos para determinar si puede acogerse a la excepción. Si al cierre de ese primer ejercicio cumple al menos dos de las tres condiciones señaladas, puede quedar dispensada de someter sus cuentas a auditoría.
El tamaño, sin embargo, no es el único elemento que puede generar esta obligación. La normativa de auditoría contempla actividades y tipos de entidades que deben someter sus cuentas a revisión con independencia de los límites generales establecidos para el resto de las sociedades. En este grupo se encuentran determinadas empresas vinculadas a los mercados financieros, al crédito, a la inversión o a la emisión de valores.
Entre ellas figuran las entidades que emiten valores admitidos a negociación en mercados regulados o aquellas que recurren a determinadas formas de financiación mediante emisiones públicas. También quedan comprendidas diferentes entidades que desarrollan de forma habitual actividades de intermediación financiera, como sucede con determinadas entidades de crédito, empresas de servicios de inversión, instituciones de inversión colectiva o fondos sometidos a la supervisión de organismos financieros.
La actividad aseguradora también cuenta con exigencias propias. Determinadas entidades cuyo objeto social está relacionado con el seguro deben someter sus cuentas a auditoría conforme a la normativa sectorial que les resulte aplicable. Algo similar ocurre con los fondos de pensiones y con algunas de las entidades responsables de su gestión, que están sujetas a obligaciones específicas debido a la naturaleza de los recursos que administran.
La relación de una empresa con el sector público también puede modificar sus obligaciones. Una sociedad que recibe determinadas subvenciones o ayudas puede quedar obligada a auditar sus cuentas, aunque, por volumen de negocio, activo o plantilla, no alcanzase los límites generales. El Reglamento que desarrolla la Ley de Auditoría de Cuentas establece esta exigencia cuando una entidad recibe durante un ejercicio subvenciones o ayudas procedentes de las Administraciones Públicas o de fondos de la Unión Europea por un importe acumulado superior a 600.000 euros.
En este supuesto, la obligación afecta a las cuentas correspondientes al ejercicio en el que se reciben las ayudas y puede extenderse también a los ejercicios en los que se realizan las operaciones o inversiones vinculadas a ellas. El criterio no se limita, por tanto, al momento en el que se concede o cobra la subvención, sino que puede abarcar el periodo durante el que se ejecuta el proyecto financiado.
La contratación con el sector público puede generar una situación similar, aunque aquí deben concurrir simultáneamente varias condiciones. La normativa establece la obligación cuando el importe conjunto de los contratos celebrados con entidades del sector público supera los 600.000 euros durante el ejercicio y, además, esa cantidad representa más del 50 % del importe neto de la cifra anual de negocios de la empresa.
Cuando se cumplen ambos requisitos, la obligación no se limita únicamente al ejercicio en el que se alcanza ese volumen de contratación. También se extiende al ejercicio siguiente, lo que obliga a la empresa a tener en cuenta las consecuencias de esos contratos más allá del periodo en el que fueron adjudicados o ejecutados.
Existen, además, otros supuestos derivados de normas sectoriales concretas. Algunas entidades pueden quedar sujetas a auditoría por la actividad que desarrollan, por la forma jurídica adoptada o por pertenecer a sectores sometidos a una supervisión especial. Por eso, no siempre resulta suficiente comprobar los límites generales de activo, facturación y plantilla para saber si una sociedad tiene esta obligación.
La situación debe revisarse periódicamente porque puede cambiar de un ejercicio a otro. Una empresa que permanece durante años por debajo de los límites puede crecer y superarlos, mientras que otra puede verse obligada a auditarse por recibir una ayuda de cuantía elevada o por aumentar significativamente su volumen de contratación pública. Del mismo modo, una modificación en la actividad desarrollada puede situarla dentro de un régimen regulatorio distinto.
Este seguimiento también es importante por los plazos relacionados con el nombramiento del auditor. En muchos de los supuestos en los que la obligación surge por tamaño, por subvenciones o por contratación pública, la designación debe realizarse antes de que termine el ejercicio que vaya a ser auditado. Esperar al cierre para comprobar si existe obligación puede generar problemas si la empresa no ha previsto con suficiente antelación el cumplimiento de este requisito.
